Jak załatwić sprawę? zasady ogólne oraz wypisy i wyrysy z ewidencji gruntów

Choć na ten temat możecie dowiedzieć się bezpośrednio z tekstów kart usług w zakładce „Jak załatwić sprawę” strony Starostwa www.pwz.pl i tam pobrać niezbędne druki, to tutaj, w kolejnych odsłonach, skoncentrujemy się bardziej na praktycznej stronie spraw załatwianych w starościanej geodezji.

Trochę szerzej będzie o sprawach, które najczęściej do nas trafiają, a pobieżnie wspomnę o tych rzadziej prowadzonych. Dodam, nie powracając więcej do tego tematu, że wszelkie druki, które zostały znormalizowane przepisami, zainteresowani znajdą właśnie w zakładce „Jak załatwić sprawę” na stronie głównej Starostwa, a także w holu budynku Geodezji. Ci z Was, którzy korzystają z Portalu Interesanta lub wykorzystują ePUAP, nie muszą martwić się o formularze, gdyż korzystając z tych narzędzi, mają problem „z głowy”. Dodam jeszcze tylko, że znormalizowane rozporządzeniami druki mają za zadanie jedynie pomóc interesantom złożyć wniosek, tak aby nie „przegapić” niezbędnej dla urzędu informacji do załatwienia sprawy. Jeśli dla kogoś jest zbyt trudne jego wypełnienie i złoży wniosek w formie nawet ręcznie napisanego pisma, ale zawarte tam będą wszystkie niezbędne elementy wniosku (data, dane identyfikujące wnioskodawcę, oryginalny podpis, określenie przedmiotu wniosku) i wystarczające informacje konkretyzujące żądanie (ilość, obszar, którego wniosek dotyczy, itp.), to taki wniosek będzie wystarczający do rozpatrzenia. Do załatwienia niektórych spraw, dla których odpowiednie rozporządzenie nie przewiduje ustandaryzowanego wniosku, publikujemy propozycje wzorów wniosków opracowanych przez nas samych. Dla innych spraw, należy sformułować wniosek samodzielnie pamiętając o zasadach, o których piszę wyżej.

O wypis z rejestru gruntów (dalej: wypis) może wnioskować co do zasady posiadacz (współposiadacz) działki ujawniony w ewidencji gruntów i budynków lub osoba posiadająca uprawnienia wynikająca z przepisu prawa (czyli posiadająca tzw. interes prawny). Co do posiadaczy, to sprawa jest prosta – właściciel, użytkownik wieczysty lub inna osoba posiadająca prawa do nieruchomości ujawniona w ewidencji gruntów. Jeśli chodzi o interes prawny, to musi on wynikać z przepisu prawa uprawniającego do otrzymania wypisu lub nałożonego obowiązku prawnego do jego dostarczenia (np. wezwanie sądu o dostarczenie wypisu). Podpisać wniosek i odebrać wypis może również osoba upoważniona przez posiadacza. Do wniosku należy dołączyć w takim przypadku oryginał upoważnienia lub kopię potwierdzoną za zgodność przez podmioty uprawnione. Zgodność na kopii może potwierdzić również urzędnik widząc oryginał, ale wtedy pobierana jest dodatkowo opłata skarbowa w wysokości 5 zł za każdą poświadczoną stronę. Za złożenie wraz wnioskiem upoważnienia (pełnomocnictwa) pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 17 zł chyba, że upoważnienie (pełnomocnictwo) wydane jest osobie bliskiej (wstępni, zstępni lub rodzeństwo). Prosimy aby wtedy wskazać to pokrewieństwo w treści upoważnienia. W upoważnieniu należy wskazać dane osobowe osoby upoważniającej, upoważnionej (wraz z nr PESEL), datę sporządzenia upoważnienia oraz do czego upoważnienie (pełnomocnictwo) uprawnia. Wypisy wydawane są od ręki po złożeniu wniosku i uiszczeniu opłaty. Może zdarzyć się, że podczas generowania wypisu urzędnik albo interesant dostrzeże jakieś braki, czy niespójności. W takich przypadkach na wydanie wypisu trzeba będzie poczekać, aby wyjaśnić te braki, czasem przeanalizować historię wpisów i usunąć nieprawidłowości. W zależności od rodzaju nieprawidłowości może to potrwać od kilkunastu minut, do kilku dni.
O wyrysy z mapy ewidencyjnej (dalej: wyrysy) może wnioskować każdy. Niestety, ze względu na to, że wygenerowany rysunek wyrysu wymaga indywidualnych korekt edycyjnych w celu poprawy czytelności, czasem zmiany skali mapy, czasem wielkoformatowego wydruku, nie wydajemy wyrysów „od ręki”. Wydawane są w kolejności wpływu wniosków. Ustaliliśmy przy tym, że czas realizacji nie może przekraczać 14 dni (ustawowy termin – 30 dni). W zależności od obłożenia ilością wpływających wniosków i stanu osobowego zespołu je realizującego, w praktyce najczęściej trwa to od 3 do 10 dni, choć zdarzają się krótkie kryzysowe okresy, kiedy trzeba poczekać całe 2 tygodnie.
Często wnioskodawcy zamawiają wypis wraz wyrysem. Oba dokumenty wymagane są zazwyczaj przez notariuszy, albo w celu złożenia wniosku do sądu prowadzącego księgi wieczyste po to, aby np. odłączyć jedną działkę do innej księgi wieczystej. Czasem też banki wskazują potencjalnym kredytobiorcom konieczność dostarczenia obydwu dokumentów. W moim odczuciu akurat to wymaganie jest nieuzasadnione. Naraża wnioskodawców na wydłużenie czasu oczekiwania na wydanie dokumentów, a przede wszystkim - na większy koszt ich pozyskania. Dla banków nie ma to znaczenia, bo to nie ich koszty. Ale dla zainteresowanych już tak. W zamian wypisu wraz z wyrysem w moim przekonaniu dla takich celów wystarczające jest dostarczenie do banku wypisu uproszczonego wraz z kopią mapy ewidencyjnej. Takie dokumenty dostaniecie Państwo od ręki, w dodatku, co do zasady, za mniej więcej 1/3 wysokości opłaty za wypis wraz z wyrysem (o wysokości opłat za chwilę). Powracając do wypisów wraz z wyrysem – nie rekomendujemy w przypadku zasygnalizowania potrzeby dostarczenia wypisu wraz z wyrysem przez notariusza lub sąd, rozbijania tej potrzeby na wypis odrębnie (bo szybciej) i wyrys odrębnie (bo może być później). Z dwóch powodów. Pierwszy to trywialny – będzie co najmniej 10 zł drożej. Drugi jest ważniejszy – urzędnik przygotowując wypis wraz z wyrysem, przeprowadza dodatkowe kontrole spójności treści obydwu dokumentów oraz zgodności z treścią ksiąg wieczystych. Dzieje się tak dlatego, że co do zasady taki komplet trafia właśnie do sądu, który dokonuje zmian w księgach wieczystych. W przypadku dostrzeżenia jakichkolwiek rozbieżności, są one eliminowane lub na wypisie wprowadzona jest dodatkowa adnotacja, wyjaśniająca referendarzowi sądowemu (lub notariuszowi) rozbieżności co do oznaczenia nieruchomości (powierzchnia działki, numer działki, itp.). Trzeba tu bowiem podkreślić, że w tym zakresie treść księgi wieczystej dostosowuje się do treści ewidencji gruntów i budynków, a nie na odwrót. Jednakże sąd wprowadzając zmiany oznaczenia musi mieć pewność co do ich prawidłowości, a także nawiązanie do dotychczasowego oznaczenia w księdze.

Jeden wypis dotyczy wszystkich działek ujętych w jednej tzw. jednostce rejestrowej. A z kolei jedną jednostkę rejestrową stanowią działki, do których są identyczne prawa właściciela (np. ujęte są w jednej księdze wieczystej). Wyrys jest również związany z jednostką rejestrową. A zatem, jeśli osoba ma kilka działek w jednej księdze wieczystej, na jednym wypisie znajdą się one wszystkie. Wyrys może być wydany również wszystkie działki, ale także można wnioskować np. o wyrys tylko na jedną z tych działek. Za dokumenty pozyskiwane z ewidencji gruntów i budynków pobierane są opłaty zgodnie z cennikiem stanowiącym załącznik do ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Aktualnie koszt wypisu dla jednej jednostki rejestrowej to 50 zł, odrębnego wyrysu dla działki/działek z jednej jednostki rejestrowej to 110 zł. Wypis wraz z wyrysem wnioskowany łącznie to koszt 150 zł dla jednej jednostki rejestrowej. Koszty wypisu uproszczonego i kopii mapy ewidencyjnej są znacznie niższe i zależą od ilości działek i ewentualnie od formatu mapy.

Od lipca 2021 r. wypis z rejestru gruntów zawiera obligatoryjnie również treść wypisu z kartoteki budynków, które na tej działce są posadowione, a także lokali, o ile są w tych budynkach wyodrębnione lokale. Zdarza się jednak, że interesanci dla jakichś celów potrzebują jedynie informacji o budynkach lub lokalach. Wydajemy wtedy wypisy odpowiednio z kartotek budynków lub/i lokali. Te wypisy są obciążone niższymi opłatami niż wypis z rejestru gruntów.

Opłaty za wszelkie dokumenty (lub dane) pozyskiwane z geodezji, jak już wcześniej wspomniałem, wynikają z cennika umieszczonego w załączniku do ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Trzeba je uregulować przed otrzymaniem dokumentów. Jednakże prosimy samodzielnie nie liczyć sobie wysokości tych opłat i ich nie regulować, gdyż czasem nie przewidzicie ich wysokości, a czasem mają zastosowanie współczynniki zmniejszające ich wysokość. Urząd zobligowany jest ustawowo do wystawienia tzw. Dokumentu Obliczenia Opłaty (DOO), który zawiera pozycje cennikowe i kwotę opłaty, dane zamawiającego, jak również nr konta bankowego, na który można dokonywać wpłat. Dopiero po otrzymaniu DOO należy je uiszczać. Dla osób odbierających osobiście zamówione dokumenty, w holu budynku geodezji ulokowany jest wpłatomat w którym opłaty można uregulować kartą płatniczą, a w budynku głównym Starostwa otwarta jest gotówkowa kasa. Osoby pozyskujące dokumenty zdalnie (elektronicznie lub pocztą), wcześniej otrzymują DOO z numerem konta, regulują należności, a wtedy dokumenty są im udostępniane w żądany sposób.

Dariusz Pręgowski

Geodeta Powiatowy