Jak załatwić sprawę? – mapy, zbiory danych, raporty i inne dokumenty
Po dłuższej przerwie spowodowanej dużą ilością pilnych wyzwań, o których wkrótce w następnym felietonie, wracamy do cyklicznych publikacji. W poprzedniej części znajdziecie Państwo ogólne zasady wnioskowania o różne materiały geodezyjne oraz szczegółowo o wypisy i wyrysy. Poniżej, bardziej szczegółowo, skupię się na innych materiałach, o które najczęściej zwracają się nasi Interesanci: mapach, zbiorach danych, wykazach i innych dokumentach. W tych wszystkich sprawach możecie się do nas zwracać podobnymi sposobami, czyli: osobiście, poprzez ePUAP lub poprzez Portal Interesanta. Pocztą elektroniczną można do nas również przesłać wniosek, ale tylko jeśli wniosek ten będzie podpisany podpisem elektronicznym.
Do zwracania się o takie materiały, prawodawca ustalił znormalizowane wnioski serii „P”, choć tak jak zastrzegłem w poprzednim tekście – to wygodne, bo niczego wnioskodawca nie przegapi, ale nie obowiązkowe. Wniosek ten przewidziano do pozyskiwania: Mapy zasadniczej i mapy ewidencyjnej (dodatkowo P1), zbiorów elektronicznych bazy danych ewidencji gruntów i budynków (dodatkowo P2), zbiorów elektronicznych bazy danych GESUT, czyli uzbrojenia podziemnego (dodatkowo P3), elektronicznych zbiorów danych obiektów topograficznych (dodatkowo P4), elektronicznych zbiorów danych rejestru cen nieruchomości (dodatkowo P5), raportów z ewidencji gruntów, takich jak wykaz działek, podmiotów, itp. (dodatkowo P6) oraz innych dokumentów (dodatkowo P7). Po otrzymaniu wniosku, urzędnik „wyceni” wysokość opłaty z wykorzystaniem cennika ustawowego i przekaże wnioskodawcy dokument obliczenia opłaty, a materiały zostaną wydane/wysłane po uzyskaniu potwierdzenia jej wniesienia. Prosimy nigdy samemu nie obliczać wysokości opłat i nie przesyłać jakichkolwiek opłat przed otrzymaniem urzędowego dokumentu obliczenia opłaty.
Zasada jest taka, że wniosek oznaczony literą P trzeba wypełnić zawsze, a w zależności od konkretnych potrzeb dobieramy część dodatkową czyli P z numerkami od 1 do 7. Dla wygody interesantów (i oszczędności papieru) nasze wnioski są dwustronne – pierwsza strona P, a druga P z numerkiem. Niestety – w znormalizowanym wniosku użyto tak małej czcionki, że nawet mnie w okularach nie lekko jest odczytać tekst na wydruku wniosku... Dlatego też w holu w budynku geodezji dostępne są opracowane przez nas ściągawki jak wypełnić taki wniosek. Jeśli chodzi o wniosek P, to w jednej z pozycji należy wybrać cel, któremu ma posłużyć zamawiany materiał. Doświadczenie wskazuje, że to sprawia najwięcej problemów wypełniającym. Co do zasady, nasi interesanci najczęściej powinni zaznaczyć pozycję „dla potrzeb własnych niezwiązanych z działalnością gospodarczą bez prawa publikacji w sieci Internet”. Zaznaczenie pozycji „dla dowolnych potrzeb” umożliwia wykorzystywanie materiałów dla celów związanych z działalnością gospodarczą i/lub publikacją w Internecie, ale opłata jest dwukrotnie wyższa. Należy jednak taką opcję wybrać w przypadku właśnie takiego zamiaru wykorzystania materiałów, gdyż użycie ich niezgodnie z celem dla którego zostały wydane jest karalne.
A teraz nieco wyjaśnień i zasad wypełniania wniosków dotyczących poszczególnych grup materiałów:
- o wydanie mapy ewidencyjnej lub mapy zasadniczej może wnioskować każdy (P+P1). Nieco wątpliwości może przysporzyć strona druku P1. Nasi interesanci zazwyczaj zamawiają postać „drukowaną” mapy - co należy zaznaczyć we wniosku. Możliwy jest również wybór postaci elektronicznej: rastrowej lub wektorowej. Jeśli ktokolwiek nie ma pewności co do tego, czy żądany obiekt zmieści się na odpowiednim formacie wydruku (A4-A0) - rekomendujemy nie wypełniać tego pola - urzędnik sam określi niezbędny, najmniejszy format. Kwestia skali jest kwestią wyboru – dla działek niewielkich, na terenach inwestycyjnych, rekomendujemy skalę 1:500. Dla działek większych o małym stopniu zagospodarowania można zamówić mapę w skali mniejszej 1:1000. Skale jeszcze mniejsze są odpowiednie już raczej do celów specjalnych, przeglądowych – chyba że dotyczy to działek przeznaczonych na cele typowo rolne czy leśne. Istotne jest określenie obszaru objętego zamawianą mapą – pozycja”2”. Najłatwiej określić obszar poprzez podanie w pozycji „3” numeru działki lub działek ewidencyjnych i obrębu (wsi) po zaznaczeniu w pozycji „2” jednostki podziału terytorialnego. Alternatywnie do wniosku można dołączyć też jakiś załącznik mapowy określający żądany obszar pokrycia mapą lub określić zasiąg współrzędnymi.
- wydanie raportów tworzonych na podstawie bazy danych EGiB – pod tym zagadkowym hasłem kryją się przede wszystkim: wykaz działek oraz wykaz podmiotów ewidencji gruntów i budynków - te pozycje są głównie pomyślane na pożytek większych inwestycji i zapotrzebowani inwestorów na większą ilość informacji z tej ewidencji. Trzeba przy tym pamiętać, że wykaz podmiotów w szczególności zawierający dane o osobach fizycznych, może być udostępniony jedynie podmiotom posiadającym interes prawny do ich otrzymania – czyli interes wynikający z przepisu prawa czy nałożonego obowiązku przez organ sądowy lub administracyjny. Zasada odpłatności przed odbiorem dokumentów/informacji obowiązuje zawsze, oczywiście z wyjątkiem zwolnień przewidzianych ustawą. I tu również obowiązuje zasada określenia obszaru wniosku czy to poprzez podanie numerów działek i nazwy obrębu, czy to poprzez określenie go w inny jednoznaczny sposób na formularzu (P+P6). Jeśli są takie potrzeby, można załączyć dodatkowo stronę z wykazem takich działek
- udostępnienie innych materiałów – tu najczęściej zamawiane są kopie dokumentów wchodzących w skład operatów geodezyjnych (P+P7). Czasem są to kopie map podziałowych, lub innych do celów sądowych lub postępowań administracyjnych, czasem kopie protokołów, decyzji, itp. Jeśli są to dokumenty uzasadniające wpisy do bazy danych ewidencji gruntów i budynków to prosimy o wykazanie interesu prawnego, w szczególności wtedy, gdy w grę wchodzi wydanie danych osobowych. Dokumenty wydawane bez wykazania interesu prawnego z takimi danymi są anonimizowane. W przypadku zamawiania takich dokumentów parametrem opłat jest z reguły ilość stron oraz format wydawanych kopii. Wniosek P7 wykorzystują również rzeczoznawcy majątkowi chcąc zapoznać się treścią aktów notarialnych z zawieranych transakcji. Zasada odpłatności przed wydaniem obowiązuje zawsze (oprócz zwolnień). W odpowiedniej pozycji należy opisać na ile to możliwe precyzyjnie, o jakie udostępnienie jakich materiałów został złożony wniosek. O ile jest to zbyt trudne, to proponujemy zawsze kontakt z nami i pomożemy w jego wypełnieniu, czy wybraniu materiałów.
- udostępnienie informacji z rejestru cen nieruchomości – dla uzyskania takich informacji w formie elektronicznej należy wypełnić wniosek (P+P5). Na nim, oprócz określenia zasięgu obszarowego interesujących wnioskodawcę transakcji (czasem cała gmina, czasem obręb lub część obrębu), należy określić rodzaj nieruchomości (zabudowana, niezabudowana, rolna, leśna, budynkowa, itp.) z listy wyboru, a także skonkretyzować okres zawarcia transakcji. Dane często wykorzystywane są przez rzeczoznawców majątkowych, ale zdarza się, że danymi takim zainteresowane są i inne podmioty, w tym osoby fizyczne.
Powyżej wymieniłem te materiały (kopie, raporty, zbiory informacji), o które nasi interesanci zwracają się najczęściej. Mają one charakter dokumentu opatrzonego odpowiednią klauzulą i służą różnym celom, z reguły wynikającym z działań, które interesant chce podjąć, a do dostarczenia których jest wobec tego zobligowany. Natomiast wiele z tych informacji można uzyskać poprzez powszechnie dostępny serwis mapowy naszego Powiatu, o którym pisałem w poprzednich felietonach. Przypomnę, że serwis ten, inne bieżące informacje, druki oraz Portal Interesanta prezentowane są na stronie www.podgik.pwz.pl
Formularze serii „P” umożliwiają również wnioskowanie o inne materiały - zbiory danych lub informacje. Korzystają z nich najczęściej jednak wyspecjalizowani interesanci, którzy doskonale wiedzą jak o nie wnioskować i jak je wykorzystać, dlatego też nie będę tej tematyki uszczegóławiać.